浅谈运用CEB技术制作政府公文的电子档案

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　　随着大量的政府公文的电子文本在机关内部及各机关之间的交互的日益频繁，采用统一的版式文件标准进行电子公文的交互已成为机关公务人员日益强烈的共识。

　　目前在部分省、市，已开始运用CEB格式作为统一的版式文件标准进行数据交换，这对于提高办公效率，保证政府公文的严肃性和一致性，有着非常大的意义。

　　随着该项技术在机关运用的推广和延伸，采用统一的CEB格式制作电子档案，进而在一定范围内取代纸质档案，方便公务人员及社会公众进行电子档案的查阅，将成为CEB技术在档案领域中应用的一个需求热点，有着日益广阔的应用前景。采用CEB技术制作的电子档案，同缩微胶片技术相比，其效率高、成本低、易于保存，尤其是其查寻、检索方便的优势相当明显。

　　基于以上认识，笔者将江苏省政府及江苏省政府办公厅2003年度、2004年度的所有编号文件编辑成CEB格式的文件汇编，进行了一些初步的制作电子档案的尝试(见图1、图2)。

　　(图1)

　　(图2)

　　以2004年度文件汇编为例：收编文件808件，文档大小为10,285KB，共4542页(含封面及分类目录)，可对该文档进行全文检索(包括表格、图表内容)(图3)，其中目录内容约25,000字，也可对目录内容进行检索(图4)。

　　(图3)

　　(图4)

　　例1：对全年文档中含“沿江开发”内容的进行检索。

　　点开工具栏中“编辑”，在下拉式菜单中选中“搜索”，在Reader界面的右边产生“搜索”栏，在上端的文本框中输入要检索的内容“沿江开发”，点击“开始搜索”，开始对该文档4542页内容进行搜索，结果将搜索到的40处含“沿江开发”的页面逐一列出在搜索栏中。查询者可对搜索到的内容逐一翻看，方便地找到所需要的相应的篇目和内容。

　　(图5)

　　例2：找出全年文档中所有标题中含“任免”的文件：

　　在检索栏的文体框中输入“任免”，选中“搜索目录”行左边的小框(打勾)，点击“开始搜索”，Reader将搜索到的15件人事任免文件逐一在搜索栏右边列出(图6)。

　　(图6)

　　对于检索到的内容，查寻者可很方便地将所需篇目内容打印出来(打印所选页数)，得到一篇与原纸质文档版式一样的文件，相比从装订成册的纸质档案中复印该篇文件，查寻效率与方便程度是不言而喻的了。

　　下面，笔者以“2003年江苏省政府令”(原文件为word文档)为例，将CEB电子文档的制作过程简略描述如下：

　　一、先建立一个文件目录，将所需汇编的文档收录进该目录(见图7)

（图7）

　　二、按文档序号排列好(见图8)

（图8）

　　三、编辑一个新文档，整理出收录文档的目录，并编辑好封面(见图9)

(图9)

　　四、使用Apabi专业版Maker 2.5中的“合并”，将含封面的目录文档及所有需汇编的文档按序号添加到转换文件序列中进行“合并”，生成一个CEB文件。(见图10、图11)

(图10)

(图11)

　　五、使用方正Apabi Writer进行目录编辑，完成该电子档案的制作。(见图12)

(图12)

　　完成以后的“2003年江苏省政府令.ceb”文档，共204页，含21件省政府令和目录文档及封面，文件大小为329KB(原word文档共22件，文件大小为1.51MB)，压缩比为4.59倍。

　　综上所述，以ceb为工具，对单一文种的公文进行电子文档的制作，其方法比较简便，并非需要专业人员即可完成。

　　就笔者的体会，要制作一个省级政府全年文件的ceb文档，所含文件种类达10多种，文件总件数达近千件，使用目前的Apabi  相关软件工具来完成，其工作量还比较大，对PC机及其环境的要求还比较高，这些都需要软件的开发商与应用人员共同努力，进一步开发和完善。

　　作者：黄进 江苏省政府办公厅

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