用ERP管理出货六种策略减困扰

来源：IT专家网作者：郑峰出处：巧巧读书 2008-04-17 进入讨论组

　　企业产品从企业仓库中流出去，这支作业可说可小。但是，若对于产品出货不进行有效的管理的话，会给企业管理带来不少的困扰。

　　如客户要求一次性到货，但是，由于企业出货管理员的疏忽，订单只完成部分的情况下，就匆匆忙忙把货物发给客户企业了。从而，导致了客户的投诉。

　　如企业规定，该笔货是预收款业务，企业的客户只有付清款项的情况下，才能够发货。但是，若不在系统里加以控制的话，仓库管理员很可能因一时的疏漏，就把货给客户了。当货给客户后，什么时候付款就掌握在企业的手里了。若该客户是预收款客户，则在出货时，要在系统里进行控制，让系统帮助用户来判断客户是否已经付款，没付款就不能出货。

　　另外，在一些特殊的情况下，企业可能还允许在没有销售订单的原始单据的情况下，也允许出货。但是，在大多数情况下，为了企业资产的安全，企业还是要求所有的出货必须都有对应的销售订单。无论哪种情况，在ERP系统中都要能够通过配置进行灵活的控制。以最大程度的保障企业资产的安全。

　　为了实现以上目标，ERP系统在出货时，提供了多种控制方式。这里我以当今最大的开源ERP系统“compiere”为例，介绍其出货的六种控制方式。

　　第一种出货规则：有效。

　　若在系统中，把出货单的出货规则设置为有效的话，则表示“不允许负库存出货”。也就是说，若库存只有50套，而若销售订单要出的话有100套的话，则根据销售订单生成出货单时，就会产生错误，提示“库存不足不能保存”。

　　系统为何要进行如此控制呢?这主要是考虑企业实际管理的需要。我们一般在仓库管理上，是不允许负库存的出现。若出现负库存，要么说明企业库存帐有错误，要么就说明库存数量还达不到要出货的数量。无论从哪一种情况出发，都要企业再回去进行检查，做出相应的调整。所以，系统为了防止负库存的出现，在根据销售订单转换为出货单的时候，会进行库存是否足额的判断，若库存不够的话，就不会生成相关的出货单，会提示“库存不足”的错误。

　　若我们把出货规则设置为有效的话，则其必须要有原始单据，也就是说，其出货单一定要根据销售订单转换过来，否则的话，其就没有参考的依据了。同时，若采用这个出货规则的话，还要注意一个问题，就是若要正确生成出货单，则必须要保证订单中所有的项目都有足够的库存。如一张销售订单中有两个产品，一个产品的订单量为100套，另一个产品为200套。若采取这个规则的话，则在生成出货单的时候，要保证这两个产品都有足够的库存数量，否则的话，就会出现错误提示，不能生成出货单。

　　第二种出货规则：强制。

　　有时候，可能企业库存中，确实有这么多的实物，但是由于库存帐方面的原因，导致系统帐上没有这么多的数量，此时，因为时间关系，企业来不及去查找错误了。客户想先把货物发出去，然后再寻找错误，并进行相应的帐务处理。

　　遇到这种情况，企业就可以擦球第二种出货规则，强制。若在系统中，设置这一种出货规则的话，则系统不管有没有足够的库存，都会强制生成一张出货单。这里要注意的是，就是根据这种规则生成的出货单，其库存往往会出现负数。

　　一般遇到库存是负数时，月底结算成本的时候，就会麻烦一点。因为若库存是负数的话，就会影响产品的库存金额，从而影响产品的发料成本，最终影响产品的实际生产成本。所以，我在实施项目的时候，一般会提醒用户，在月底进行成本结转作业的时候，最好在这支作业进行之前，先检查一下库存，若发现库存数量有异常，特别是存在负数的情况，要先进行调整。把库存数量调整以后，再进行成本结转的相关工作。

　　第三种出货规则：完成行。

　　若我们现在销售订单中有两个项目，一个产品是17寸显示器，其预计出货日期为4月20日;另一个是15寸液晶显示器，其交货日期是5月5日。此时，在根据销售订单生成出货单时，若按以上两种规则，“有效”或者“强制”的话，就不行了。因为以上两种方式，在生成的出货单中，包括销售订单中的所有行，即使销售订单的交货日期不同，也会在同一张出货单上显示。所以，这就不符合企业运作的要求。

　　我们希望，能够按行来进行出货。当销售订单的某一行生产完成后，我们生成出货单的时候，已经完工的销售订单的行项目，就可以生成销售订单了;而没有完工的销售订单项目，不会影响出货单的正常生成。到以后销售订单其余项目完成时，再根据销售订单转换出货单时，就可以把剩余的行项目生成对应的出货单了。

　　这里要注意一点，如上面的一个例子中，即使销售订单中两个行项目交货日期不同，但是，在我们企业交货的时候，如果在4月25日进行交货的时候，这两个项目已经都完成了，那我们根据这张销售订单生成出货单的时候，生成的出货单上，会带出这张订单的两个项目，而不是已经到期的一个项目。