ERP实务：业务流程评述之销售订单变更

来源：IT专家网作者：郑峰出处：巧巧读书 2008-05-09 进入讨论组

　　本来若销售订单若能够没有例外的正常生产，那么大家都会相安无事。但是，若销售订单有变更的话，那么，很可能在公司上下为此闹得不可开交。利用ERP系统，也不能从根本上消除订单变更的情况，特别是来自于客户的变更需求。从ERP角度上来讲，它能够做的事情，就是如何把这个销售变更带来的麻烦，进行约束，让它按照一定的规则办事，从而达到减少损失的目的;同时，也可以留下变更历史纪录，已备后续的查询与损失的分配等等。

　　下面，我结合某个客户的销售订单变更需求，来谈谈在销售变更单处理过程中，需要注意的点。下图，是我一个客户的销售订单变更流程，这是一个来自于客户的请求而发生的一个变更需求。

　　第一步：客户提出订单变更需求。

　　这个步骤主要是客户作出的，跟企业说，我某个订单现在要修改，是不是可以?这个步骤基本上是独立于ERP系统之外的，所以，也没有什么可以多讲的。

　　第二步：业务员判断是否可以更改。

　　业务员拿到客户的变更需求后，就要根据实际情况，进行是否进行需求变更的判断。在ERP系统中，提供了一些报表，可以帮助业务员作出正确的判断。如在ERP系统中，提供了一张订单进度表，业务员可以根据这张表查询出客户要求变更的订单的处理情况，如是否已经安排生产计划、是否已经采购生产、是否已经出货等等，都可以一目了然的知道。根据这个生产进度，业务员就可以大致的判断出，是否允许客户进行修改。

　　若业务员经过初步判断之后，认为可以修改，则要在ERP系统中输入“销售订单变更单”，然后打印出来递交相关人员审核。若不答应客户的变更要求，也要通知客户。

　　这里要注意一点。有些客户订单变更单不打印出来，而直接通过工作流等工具，实现单据的在线审核。此时，销售订单变更单就没有打印出来的必要。不过，我在项目实施的时候，一般都建议用户，在刚开始使用系统，对这个流程还不是熟悉的情况下，尽量不要采用电子审单。而是通过书面的单据进行审核，如此，可以减少因为对于系统不熟悉而导致的错误，给企业带来损失。

　　同时，在用户开立订单变更单时，系统里还加了一些控制条件，以提醒用户该如何做。

　　如用户可以设置，若该销售订单已经有了生产计划、采购计划、或者已经开始进入到正式的生产，甚至部分出货的情况下，是否允许再进行变更。这可以根据用户自己的实际情况，进行变更。一般情况下，我是建议用户进行如此的配置。首先，若该销售订单还没有生成生产计划或者采购计划的情况下，销售员可以开立销售变更单，系统也不用提示什么内容;若该销售订单已经生成了生产计划或者采购计划的情况下，则用户在开立销售订单变更单的情况下，系统要能够提示一个警告信息，提醒销售员在销售订单变更后，要通知相关人员进行相应地修改，以免耽误后续的生产与采购;最后，对于已经出过货的销售订单一般不允许进行修改，除非是对于价格等的修改。如此，就可以最大限度的保障销售订单变更作业的准确性。

　　第三步：相关人员审核。

　　销售订单变更单在系统中建立好以后，销售人员要拿着打印出来的销售订单变更单去找相关人员进行审核。销售订单有谁可以审核，要经过几道审核工序，在系统里可以通过工作流进行设置。

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