公司的经理及主管可定期回顾客户投诉的内容，此外，某些公司还采用了奖金或其它激励制度来鼓励员工积极降低客户投诉率。
投诉处理责任人
大多数的零售商与物流公司都明确指定了负责处理客户投诉、评价事宜的负责人。这些负责人员需受过严格的培训，了解如何去处理各种棘手的情况，同时也需要得到公司中其它团队与管理层的全力支持。
在某些大型公司中，客服帮助台是一种可以让客户有效访问的触点。对中小企业而言，他们可以在各部门中指定相关人员来负责这类工作。某些公司的管理层倾向于“全民动员”，让所有员工都参与客户投诉处理工作，以提高整体效率。
不管采用何种方式，系统必须明确识别并便于沟通。客户不会关心是谁在处理他们的问题，他们只想自己的问题能够得到解决。
建立流程
客户投诉分为不同的类别和等级，具体投诉需要具体处理。尽管如此，某些基本制度还是相似的，比如：
认可并接受客户的投诉；
不要显得自己高高在上；
耐心聆听，做好记录，进行反馈；
体会客户的感受；
致歉时要诚恳；
与客户协商解决方案与纠正措施；
根据自己的能力来采取相应的解决措施；
事后跟进，询问客户对解决方案是否满意；
通过一套高效的系统来记录、分析并解决客户投诉，公司将会发现客户满意度随之而上升。当客户看到他们的问题能被妥善解决，他们会对你的公司更加忠诚。
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