厦门新华书店合强办公自动化系统应用

来源：天极网作者：出处：巧巧读书 2006-04-29 进入讨论组

　　厦门市新华书店(简称市店)成立于1958年，是全民所有制企业化管理的事业单位。全店以图书为主，多种经营为辅，经营项目包括图书、报刊、音像制品、文化用品、会计账簿、晒图复印等。

为厦门市两个文明建设作出了积极的贡献，多次受到省市及国家有关新闻出版部门的表彰奖励，在同行业中拥有较高的知名度。面对竞争激烈的图书市场，市店始终坚持走扩大外延改造内涵之路，不断深化企业内部改革，健全完善内部管理制度，加大网点建设的力度，建成了辐射全市的发行网络，城乡网点统一实行连锁经营。组建内部计算机业务网络系统，努力实现物质技术设备和管理手段额度现代化。

　　单位规模的迅速扩展给管理带来了巨大挑战，也带来了以下一些储如市店各部门与分布于全市各网点间因信息沟通交流不畅、文件传递不及时、行政事务处理过程复杂、资源共享与利用不足等问题，导致整体劳动强度、出错率、办公成本都呈快速增长，而效率却无相应增长等情况。为了求得更快的发展和加入WTO后的竞争优势，保持良好的发展势头，市店在企业信息化建设方面也进行了不懈的探索，成功完成了市店对外网站、财务系统、图书库存管理系统等建设，在信息化方面取得了不俗的成绩。正是在这种背景下，为根本解决上述问题，启动办公自动化系统建设，成为市店深化管理的一大重要举措。

　　2001年7月，市店通过内部招标择优向厦门合强软件有限公司购买了合强OA2000办公自动化软件，该软件具国内领先的通用性、易用性、实用性等特点，是一个较为成熟和进步的综合内部办公信息系统。仅一个月多，合强即完成了对市店办公自动化系统的应用规划、实施与培训、调整与试用等工作，8月初，办公自动化系统即顺利投入应用。

　　办公自动化给市店带来了巨大的变化，在这个变化过程中，市店正确的目标定位和产品选择，以及领导重视和各部门积极配合等因素，都是系统建设过程能顺利进行的基础，是确保办公自动化系统能够投入应用并产生效益的前提。经双方的共同努力和合作，市店办公自动化系统成为合强软件的又一成功应用案例，本文尝试从以下几个角度展开分析，进行总结，其经验对众多正在或即将开展办公自动化的用户单位应具有一定的借鉴和推广价值。

　　规划科学、定位明确

　　根据市店的信息化建设总体目标，以合强OA2000办公自动化系统为基础，在市店内部搭建起适合需要的并逐步建立起满足内部发展的综合办公信息系统，达到进一步节约办公成本，简化并规范办事程序，提高效率，提高整体竞争优势等目的。

　　为实现上述目标，市店在办公自动化系统建设过程中，所遵循的原则是根据内部工作需要和实际状况，通过内部有效的协调、规范和组织，充分利用现有计算机网络资源来发挥最大作用，既考虑了近期投资能力和建设目标，又要为市店业务的进一步发展和系统扩展留有余地，系统具实用性、灵活性、超前性、稳定性、安全性和开放性，实现投入与效益产出的最佳结合。

　　考虑到整体计算机应用及管理水平，以及当前存在的一些问题，确定现阶段办公自动化首要实现目标，将所有工作人员集中到一个办公桌面(即办公自动化系统)上来进行协同办公，减少用户操作难度，增加亲和度;降低成本，延伸管理理念。共享资源，从而在信息发布、收集和交流，文件处理和管理、事务流程处理及过程控制、资源有效共享等方面率先通过办公自动化得以完美实现。

　　组织得当、推广有力

　　OA系统涉及面很大，要改变传统的办公模式，单靠技术人员闭门造车是不行的。在系统规划与建设过程中，我们得到了市店内各级领导的高度重视和大力支持。为加强组织与协调，专门成立了由分管领导(副总经理)、项目负责人(办公室主任、信息部经理)在内的系统建设领导小组，

　　组成了由技术雄厚、人员稳定的实施队伍(信息部技术人员、合强公司服务工程师)和有关部门人员(各部门经理)相结合的工作小组。市店内部组织了多次的信息化工作协调会，我们将该系统定位为办公及信息资源管理系统，要求全体员工积极配合使用并身体力行。通过办公自动化建设，客观面对问题，解决、改进了以往一些一直存在而无法解决或回避的问题，规范管理程序，促进内部管理改革，优化内部管理机制。我们感到没有领导的重视，本系统的实施与推广不可能成功。

　　根据市店内部信息化应用现状及人员计算机应用水平特点，制定了周详的培训计划并采取以下措施予以实施。

　　系统管理员级培训。组织项目小组成员二人参加并通过了合强公司每周一期的系统管理员培训课程，系统掌握办公自动化理论知识，达到能结合单位内需求现状及OA系统功能特点进行规划、构建和实施;能开展日常的系统监控、调试、维护、调整和管理工作;能组织后续的应用人员操作培训;能完成简单的二次开发工作等目标。

　　组织多次的培训及工作协调会。项目前期的协调会是以培训为主协调为辅，让相关的参与部门及人员了解OA知识、OA系统功能与结构，据此制订适合各部门应用的系统定制方案;项目中期的协调会是以协调为主培训为辅，以解决项目建设过程中出现的问题为核心，提出问题、分析问题、解决问题;项目后期的协调会是以培训为主协调为辅，完善、优化系统。通过多次的沟通与交流，参与系统建设过程的相关部门责任人已能较好掌握系统，在他们的帮助下，OA系统更贴近实际需求，更接近推广与应用阶段。

　　应用人员培训。分批次组织各部门岗位的人员参加系统操作培训，针对各岗位特点，兼顾领导的日程安排，制订有针对性的培训课程，按共同掌握知识点、个人掌握知识点分类培训，在人员熟练掌握系统操作的同时，增加对系统应用规范的培训，提高人员的规范意识。为提高员工的应用水平，采取了一些可行的措施，例如，竞争上岗、与质效考核挂勾等等，增强员工的重视程度。通过科学的培训，市店内部所有应用人员均熟练掌握OA系统操作及应用要领，大大提高了工作效率。

　　在系统建设过程中，市店信息部还特别制定了系统建设标准及规范，

　　建立OA系统所必须依据的统一技术规范、指标体系、过程协调机制、运行管理制度等，确保系统成功构建和应用。在系统建设后期，逐步制定了相关的系统建设和管理制度，制定了具体的意见收集、问题上报、需求调整、系统优化及改善计划的上报及反馈制度，进一步明确和规范了系统应用管理方法。

　　在实施OA系统的过程中，项目小组首先对各项业务与事务管理模式进行了深入而细致的调研，通过一定时间的试运行和有针对性的调试计划，充分暴露问题，以进一步优化、提高、完善系统。以使技术特色与管理完美结合。实现了全店的办公现代化、信息资源化、传输网络化与决策科学化。静态页面：http://www.qqread.com/erp/21/z440156004.html 更多内容请看系统优化大全、系统安全设置、系统安装手册专题，或进入讨论组讨论。