上海汽车工业销售总公司计算机管理系统情况介绍

来源：作者：出处：巧巧读书 2006-02-18 进入讨论组

　　一、概述
　　1、企业简介　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　上海汽车工业销售总公司是上海汽车工业总公司下属企业,负责总公司内其他厂家产品的对外集中销售，并为各厂家统一采购主要原材料。其最主要的业务工作为销售桑塔纳整车。随着桑塔纳产量的逐年增加,其年销量达25万辆，营业额已突破330亿,利润超过10亿。
　　
　　该公司是大型的全国分销/经销型企业，有120多家独资或合营的分公司、近千家经销点分布在全国各地。公司在上海有2个主要的产品库，直接接收各厂家的整车，全国还设有125个分仓库、中转仓库。有6列运车专列、4艘海轮、若干内河运输船和大批运输卡车。每月合同开票、凭证数量接近4万，客户、供应商等往来户约六千个。从公司规模、业务量，财政业绩等方面衡量，上海销售公司都是行业里的第一名。
　　
　　2、总公司组织结构
　　上海汽车工业销售总公司分总经理室、党委办公室、销售部、财务部、审计部、经营部、管理部、储运部、物流部、计算机部、企业管理部、市场部等几个主要部门。另外有12个分销中心，100多个联营公司及近100个专卖店。
　　
　　3、工作特点上汽销售公司主要是买、卖两种业务。采购原料时，品种规格繁杂，订货合同、库存、财务应付款之间的数量和金钱关系复杂、混乱，对帐要求特别高。在内部销售时应收款拖期很长。
　　
　　整车采购很简单。销售时由于业务量极大，对帐要求极高，要求所有销售开票数量、库存数量、合同执行数量、开票未提货数量，以及合同金额、逐笔收款金额、累计应收款金额等动态信息都要核对清楚。另外还有大量的拖欠款信用判断处理和少量的坏帐处理业务。总的来说就是，业务量大，数据繁多，动态对帐要求高。
　　
　　
　　二、管理需求　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　
　　1、现代企业资源管理（ERP）
　　
　　内容包括：销售、财务、采购、储运、库存。
　　
　　从上海汽车工业销售总公司的工作特性中我们已经看到该公司的销售、财务、采购、储运、库存在企业的运作中是十分关键的。因此该公司的各阶层领导十分重视这项工作，从一九九三年开始建设现代企业资源管理
　　（ERP）系统。经过多年的运行使企业得到了很大收益。
　　
　　销售系统上海汽车工业销售总公司的销售管理子系统帮助企业的销售人员完成客户档案管理、销售报价　　管理、销售订单管理、客户定金管理、客户信用检查、提货单及销售提货处理、销售发票及红冲发票处理、客户退货及货款拒付处理等一系列销售管理事务。该部分以订单（合同）为核心来管理整个销售业务。它是一个多环节、连续步骤的系统，通过它用户可以及时了解到销售过程中每个环节的准确情况和数据信息。系统在开票时计算机会自动判断几项关联条件后决定是否可以开票，以及不能开票的原因（如无计划，预付款不够，以往欠款累计超过限额等）。通过此系统销售、仓库、采购、财务、应收款等管理实现了集成一体化。销售人员可以清楚地知道所有动态业务数据以及相互关系。如仓库共有多少车，其中有多少是已销售未提货的，是哪家经销商的，是否已经付款，是否已付清款项等等。桑塔纳轿车在不断入库出库，业务也是随时在变化，计算机系统就随时记录更新和统计出了所有业务信息。
　　
　　三、财务系统
　　上海汽车工业销售总公司财务管理主要是基于企业在销售整车过程中客观存在的财务活动和财务关系而产生的，根据企业在销售过程中的资金运动，主要内容包括：日常帐务管理、财政报表管理、费用管理、固定资金管理、流动资金管理、专用资金管理、销售收入管理和财务支出管理等。
　　
　　——财务管理工作的具体内容包括：
　　
　　1.凭证2.记帐3.银行帐4.往来帐5.报表及财务分析
　　以财务为中心的集中管理使企业彻底解决了各项财务核算和帐面核对不准确等方面的问题。同时还处理多单位的集团管理，多币种的涉外业务以及大量的系统决策分析等功能。
　　采购系统
　　上海汽车工业销售总公司的采购管理子系统能够帮助采购人员控制并完成采购物料从请购计划、采购下达至到货接收检验入库的全部过程。可有效的监控采购计划的实施，采购成本的变动及供应商交货履约情况，从而帮助采购人员选择最佳的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率及低成本执行。该系统支持多币种采购。与库存、应付帐管理及等子系统均有良好的接口。采购物品收货检验后可按已分配的库存货位自动入库，并及时更新库存，同时由应付帐子系统完成结转应付款工作，无需财务人员手工填制凭证。该系统模块与《开思/ERP》的库存、生产及应付帐系统同时使用，采购系统将会发挥最大效力。
　　储运系统
　　上海汽车工业销售总公司的储运系统是比较先进的，它与库存系统、条形码系统、销售系统、财务系统等有机的结合在一起。在上海汽车工业销售总公司全国的销售网络中通过查询功能能够查到某一辆车在某一时刻的有关信息情况。该系统模块很好地完善了企业的销售系统，使企业能够得到更好的发展。
　　
　　1.库存系统
　　上海汽车工业销售总公司的库存管理子系统帮助企业的仓库管理人员对库存物品的入库、出库、移动和盘点等操作进行全面的控制和管理，以达到降低库存、少资金占用，杜绝库存积压与短缺现象，提高客户服务水平，保证生产经营活动顺利进行的目的。
　　
　　库存管理子系统从级别、类别、货位、批次、单件、ＡＢＣ分类等不同角度来管理库存物品的数量、库存成本和资金占用情况，以便用户可以及时了解和控制库存业务各方面的准确情况和数据。库存管理子系统是一个多层次的管理系统，可以从多种角度反映物品的库存情况。该系统还可以进行物品ABC分类码的自动计算，库存物品订货数量的自动计算，各种超常规状态的报警等。系统支持多种计量单位的自动转换，并与采购、销售、生产、财务等子系统有良好的接口，可以从这些子系统中获取或向这些子系统输送数据，保持了数据的一致性。库存管理子系统与其它管理系统联合使用，组成完整的企业管理信息系统。本系统必将成为企业经营管理的强有力的工具，同时为企业带来良好的效益。
　　
　　2.条形码系统
　　条形码系统的简介
　　上海汽车工业销售总公司原先的库存管理是采用批次管理，但是在业务量不断扩大的情况下，成批的管理在管理细度和客户服务力度等方面暴露出很多的不足之处。因此，上海汽车工业销售总公司决定使用先进的二维条码技术，改变批次管理为单件管理，对仓库中的每一辆桑塔纳轿车进行跟踪管理。
　　
　　全国各家经销网点和仓库对车辆入库、出库及移库的车辆使用条形码扫描器，将车辆信息读入本地局域网。各地局域网上的信息通过路由器、X.25分组交换网传到总公司的网络服务器上。总公司的网络服务器接收到有关信息后，经过预处理后将信息传送到AS/400主机。整个传输过程为自动化处理方式。
　　
　　条码的设计包括了很多的复合信息，比如车型、喷漆颜色和种类、发动机号、底盘号码、出厂日期等。条码的材料采用不可撕裂、耐高温、耐湿、耐摩擦的进口材料制作，同时考虑到条码所包含的信息较多，但不能过长，所以采用PDF417二维条码制。
　　
　　与条码系统相配合，开思软件公司利用LANSA工具为其仓储管理设计开发了一套软件系统。该系统包括有购入操作、提货操作、移库操作、退货操作和调整操作等功能模块。这些日常的库存操作都是从扫描器上获取车辆条码信息，从而对相应的车辆进行相关的操作。通过此系统的实现，每辆汽车的操作信息从其购入开始，直至其提货为止，都将一一记录于计算机的信息系统中，改变了以前的批次管理状况，实现了对单车流向的信息跟踪。这样给上海汽车工业销售总公司的管理带来了许多好处，同时增强了企业在当今市场的竞争优势。
　　
　　3.决策分析
　　该模块分为:仓储库存分析、销售分析、客户反馈、PDI检查分析、市场分析。下面介绍一下这方面的内容。
　　
　　1）仓储库存分析系统
　　此模块可将上海汽车工业销售总公司所有仓库中车辆的累计量与状态量作出及时准确的分析查询。
　　
　　2）销售分析系统
　　销售系统已有：年销售分析、年销售比较、月销售分析、月销售比较、客户月销售比较、车辆流向分析、车辆颜色流向分析七个模块。实现各类销售指标任意月（如与去年同期，与上月，与前年同期）的对比分析.
　　3）客户反馈系统
　　此模块主要反映客户对桑车整套服务的满意程度。由市场部录入数据，根据用户档案跟踪用户，得到客户反馈情况，系统进行统计分析后，对各级经销商进行星级评定。
　　
　　4）PDI质量检查分析系统
　　该模块将收集仓库的PDI质量检测信息进行统计分析，为决策人员及质检人员在综合评定车辆质量及在为生产人员、运输人员提供合理建议时拿出科学的依据。统计分析反映每个车型每个部位的检验次数、不合格次数及不同原因的发生次数和以上各类发生的概率，使业务人员清晰地看到不同桑车的各个部位的质量情况及发生原因；同时也反映每个车型每个部位的不合格概率的时间段比较，以掌握车辆质量的动态情况。
　　
　　5）市场分析系统
　　本分析系统用于汇总，比较和分析各种车辆在市场上的需求量，供应量。
　　
　　通过这些信息的反馈，可以使公司及时了解每种车辆在市场中的占有率，在每一个销售窗口的销售状况和在每一个城市中各种车辆的上牌数等，使公司在今后的生产计划安排，车型的调整，人员的分配等方面有可靠的信息参照，从而作出相应的措施。
　　
　　4.办公自动化
　　上海汽车工业销售总公司在当前信息化时代为了加强公司内部办公自动化管理，特别是公文的计算机管理和信息共享，该公司在九八年上半年建立了办公自动化系统，使用开思软件公司的“开思/OA（Notes版）V3.0”办公自动化软件，该软件系统主要由十一个模块构成：公文流转、档案管理、活动安排、会议管理、信息采编、个人办公、公共服务、督查管理、电子邮件、焦点论谈、其它事务。
　　
　　上海汽车工业销售总公司非常重视《信息采编》模块的作用，该模块是通过对各种渠道的各类信息、商业情报进行收集、分类，形成公共信息供查询；同时可编辑成内部刊物在网上作电子发行或输出商业情报进行收集印成纸面文件。实现公司内部的信息资源共享，大幅度提高公司的办公效率。
　　
　　四、系统应用发展过程
　　1．从手工转向PC网络管理。
　　
　　在92年销售部搞了一个PC网，自行开发了一个销售管理软件，将销售业务流程和开票处理速度提高了。
　　
　　随后，又在财务部搞了一个PC网，购买了一套PC财务管理软件，加快了财务处理速度。
　　
　　2．从PC网转向AS/400小型机集中管理。
　　
　　原有PC网络管理是各自独立的管理模式，相互间没有关系，这样销售部与财务部之间有很多问题搞不清楚。各有各的帐，各有各的说法。
　　
　　在93年初购买了IBM AS/400小型机。档次在当时为中档E45，配置为48M内存，4G硬盘，可带几百个终端。随后与开思软件公司合作，购买了应用管理软件，并由开思公司为主，进行了软件的客户化修改，替代了原有PC网络上的软件，使得公司内部的所有业务在小型机AS/400中实现了统一管理和信息数据共享，理顺了各环节间的障碍，实现了所有业务的数量帐、金钱帐在各部门间的实时对清。整个管理水平达到了高度科学化。
　　
　　系统于94年元旦正式投入运行，共有70多台近程终端和30多台打印机联在主机上，另外还有若干台远程终端挂在主机上。
　　
　　公司内所有业务部门都在计算机上统一工作，相互间信息清晰，流程简洁，工作效率极高，当时只有180人就管理了相当庞大的业务。总经理每天只在终端上了解和管理情况，淘汰了书面报表。系统的应用给企业带来了非常显著的好处。包括IBM美国资深应用专家在内的计算机界人士都对此系统的成功应用表示了赞扬和肯定。
　　
　　3．从公司总部AS/400管理转向全国销售网点的管理。
　　
　　随着市场竞争和业务量的进一步加大,桑车产销量每年已达25万辆。轿车的市场也从卖方转向了买方。销售公司逐渐调整了管理方法，将原来的略带计划经济特性的管理分几次过渡到面向客户的市场经济模式，集中管理也变为多个大区的分散管理。为适应管理的变化计算机系统也进行针对性的变化和加强，对管理软件进行了大区管理等业务修改。
　　
　　上汽销售公司为了加强对全国上百个销售网点的管理，进一步强化其市场销售机制在国内竞争环境中的领先地位，公司决定加大对计算机系统的投资。同时原有计算机系统负担了公司所有业务，虽然一直没有出过任何故障，但风险也是存在的。所以，他们在96年初安装了一台新型的AS/400－300。配置为6G硬盘，128M内存，网络通讯卡，可连接近千个终端。另外还购买了一套双机备份设备，新的AS/400作为总公司的业务管理工作机，原AS/400－E45具有三个职能，一是备份机，随时将AS/400－300上的数据、用户切换过来，保障系统能连续工作；二是作为百多家分公司的网络管理机，统管全国所有独资子公司和合资分公司。三是用来做开发机，对系统的一些小变动做修改。随着计算机管理力度的进一步加大，一九九八上半年上海汽车工业销售总公司又增加了一台AS/400-640服务器替代了原来系统中的AS/400-300服务器工作，这样大大地提高了运行速度和数据处理能力，增加了数据存储量。
　　
　　上海汽车工业销售总公司按照AS/400上开思软件系统的结构和模式为所属子公司编制了一套对应管理软件，在各分公司用PC网络运行。同时，与邮电部签署协议，用邮电部X.25公共数据交换网与各子公司进行实时通讯。各子公司都可以远程访问总公司主机。这样总公司可以监控各分公司的价格政策执行情况、销售业绩、库存量、主要用户的情况、财务状况、应收款状况；各子公司也可以随时了解总公司的库存量，自己在总公司帐上的财务情况，自己所有合同的执行情况等信息。
　　
　　另外，建立了远程移动工作模式。工作人员出差在外时，只要用笔记本电脑通过电话线，就可随时进入总公司计算机网络，了解业务状况。
　　
　　由于计算机应用成果显著，应用面广，所有业务均通过计算机管理，基本取消了书面报表，企业已经一刻离不开计算机。所以，逐渐地将公司本部的计算机主要设备全部配备了备份系统，确保安全可靠。
　　
　　至此，双机系统共联接近程终端70台，高速行打2台，终端打印机和票据打印机30台，远程终端共有150—350个站点。
　　
　　4．增强管理深度和广度----使用条型码管理系统。
　　
　　5．将管理落实到零部件。
　　
　　上海汽车工业销售总公司使用条型码管理系统使企业资源管理的变得更加细致，进一步促进企业的发展。
　　
　　为了加强管理和竞争服务的优势，上海汽车工业销售总公司与上海大众一起进行了针对每辆桑车的条码跟踪管理和质量索赔跟踪管理。通过这个管理细化工作能够得知每辆车的质量问题，质检和索赔记录。同时还准备加强对分销中心，经营公司的管理，直接掌握最终用户的销售记录数据。另外还在加强经营决策分析系统的管理深度，进一步发挥计算机管理效应，提高企业的竞争优势。
　　
　　6．增加决策分析系统----从大量数据中按照科学的分析方法提炼出有价值的信息为领导办公提供服务。
　　
　　在当今信息时代，时间就是金钱，信息就是生命。该公司为了使业务更上一层楼。在公司计算机系统中建立了决策分析模块，将各个零零散散的业务数据资料按照一定的规律进行分类和分析。最终由计算机系统自动产生动态的分析报告、预测报告。为贵公司领导在当前市场经济中作出决策提供科学可靠的理论依据。
　　
　　7．注重公司内部公文的电脑化管理、信息资源共享，
　　8．建立办公自动化系统。
　　
　　随着业务的大踏步发展，公司的各类公文和信息越来越多，为了公文的电脑化管理及信息共享。上海汽车工业销售总公司建立了办公自动化系统。
　　
　　9．ERP系统与办公自动化系统有机的结合在一起。
　　
　　10．使上海汽车工业销售总公司的计算机管理系统更加完善。
　　
　　上海汽车工业销售总公司为了使计算机管理系统更加完善，近期准备将ERP系统和办公自动化系统进行动态连接，使ERP系统中的某些报批工作自动地在办公自动化系统中流转，最后将结果返回到ERP系统中。另外ERP系统的一些数据结果和办公自动化系统的一些数据信息相互传递。通过实现业务管理和事务流程管理的结合，对企业工作实施全方位紧密有效的管理，进一步提高管理的层次和境界。
　　
　　五、计算机管理系统的技术先进性
　　1．先进的Client/Server结构
　　使用系统运行稳定、可靠、处理能力强的AS/400服务器。采用二台AS/400服务器作为热备份的主机，能够自动诊断故障保证数据的安全性。
　　
　　2．计算机系统规模大、网络技术先进，覆盖面广。全国范围的X.25广域网络，保证数据传输的高速度和高稳定性。
　　
　　3．应用软件集成度高，管理效率和应用效果好。保证系统每天开发票近千张、制作财务凭证近千张以及其它方面的功能。
　　
　　4．使用二维条型码，使条型码的信息含量更加大，此项应用在国内是较先进的。
　　
　　5．先进的工作流技术。
　　
　　六、开思软件公司与上汽销售公司的合作
　　1．建立合作关系
　　1990年，随着桑塔纳销售超过2万辆，销售公司计算中心自行开发了一个运行于PC网络上的销售开票管理系统，满足了当时的基本要求。
　　
　　1992年开始，桑塔纳产量超过6万辆。原有PC网络系统已不能很好的管理这些业务数据，而且不能提供销售与仓库、发货、财务等环节的联系信息。在上海汽车工业总公司的领导下，公司引进了先进的IBM AS/400小型机，连接了几十个终端和相等数量的打印机。硬件系统于93年3月交货装机。同时销售公司在全国范围内寻找AS/400软件解决方案。通过广告联系上了北京开思软件公司，并前往北京实地考察开思公司及其产品、技术力量、用户、服务等情况后，决定选择开思公司，确定以开思软件为兰本，针对汽车销售公司业务带有计划经济特性等
　　具体情况做客户化开发。于1993年5月在上海签署软件合同。在开思公司的努力下，系统很快于94年元旦投入实际运行。
　　
　　2．业务咨询
　　开思软件公司专门从事“现代企业资源管理系统”（简称“开思/ERP”）的设计、开发及实施服务工作。
　　
　　该系统是运用国际上先进的ERP理论、科学的企业管理思想，它不仅保留了国外MRP的思想，而且还对其做了灵活处理，使MRP思想能真正地在国内企业中得到实施。通过长期的实践，开思软件公司培养了一批具有先进的管理理论和丰富实践经验的专业人员,他们帮助企业咨询管理业务，根据国际先进管理思想和企业实际情况，在业务流程规范、财务集中控制、往来款项管理和客户信誉管理等方面进行了业务诊断，并提出合理有效的业务管理建议,使企业的业务管理更加科学化、规范化。
　　
　　3．合作实施
　　开思软件公司与上海汽车工业销售总公司计算机人员、业务部门共同进行产品客户化、培训、实施指导和具体实施工作。
　　
　　开思公司从93年6月开始与销售公司计算中心一起，进行业务调研，差异修改，专项开发，测试调研，数据准备，实施指导，系统试运行。从94年元旦起AS/400管理系统正式投入运行。
　　
　　在整个过程中，销售公司的总经理决策层始终直接抓此项工作，给项目开展和业务部门关系协调等方面提供了极大的帮助。
　　
　　4．技术转移
　　开思软件公司将所有产品及开发技术，包括技术资料和源程序提供给上海汽车工业销售总公司，并且培训用户建立了一支维护和二次开发队伍。在开思技术人员的帮助和引导下，实现了产品开发及维护技术向用户的转移。使得用户在后期国家政策、企业内部管理制度发生调整时，能够不依赖供应商自行解决问题，保障系统应用的连续性。URL查看 http://www.qqread.com/erp/31/t500143004.html