安易软件在河南省印刷物资总公司的应用

来源：作者：出处：巧巧读书 2006-02-18 进入讨论组

　　河南省印刷物资总公司是河南省新闻出版局所属企业，以经销印刷用纸张、纸浆、机械、器材、油墨等物资为主要业务，面向印刷全行业和包装、广告装璜等行业。公司下属的分公司（业务处室）有8个、储运处两个、展销中心一个，拥有仓储面积4万平米。

先后获得“河南省物资流通百强企业”第10名、“全国500家最大服务企业印刷物资业”第2名。
　　公司的经营规模在最近几年不断扩大，公司的年销售额从93年的1.2亿元猛增到98年的5亿元，经营的品种有上万种，有业务往来的客户达上万家，每月开具的增值税发票就有五千多份，形成了显著的“小而多”的特点（即每笔业务的金额小，而品种多）。这就给企业的管理带来一定的难度，如何实施高效的管理，如何掌握和控制企业的资金流、物流、信息流，成了企业面临的一个新课题。要对这么多数据进行管理、进行核算，光靠手工作业肯定是无法完成的，只有借助计算机这种现代化工具。
　　我公司从93年起就开始使用计算机进行进销存业务管理和财务管理，但是各软件是独立运行的，没有数据的共享与传递，没有有效地利用这些宝贵的信息资源，并且软件都是采用小型数据库，执行效率低，无法实现数据的海量存储。因此，公司在98年决定对原有的计算机软硬件进行升级改造，在公司范围内全面实施计算机管理，建立起以财务管理、业务管理为核心的企业内部网络，使企业的管理和决策走向现代化、科学化。
　　在网络建设过程中，公司总经理亲自挂帅，由总经理助理日常指挥，来协调各方面的工作，并且组织计算机、财务、业务、仓储等各方面的人员参加制订、论证整个方案，使系统能满足各方面的使用要求，既考虑到整个系统的先进性和稳定性，又考虑到系统的实用性和经济性。特别是在观念上使大家认识到过去那种独立软件、资源独占的运行方式所存在的弊端，让大家都站在公司整体资源的角度来提出方案和要求。最终确定了以业务财务集成化管理为核心内容的方案。
　　我们在建设这个业务财务集成化管理系统的过程中注意了以下几个方面的问题：
　　一、加强基础工作，做好数据规范
　　再先进的计算机网络也只能是我们进行企业管理的工具，只能代替人们部分的工作。对于象我公司这样的物流企业来说，财务管理和进销存业务管理是最核心的系统，对基础工作有着严格的要求。为了适应这些要求，我们参照《会计基础工作规范》，结合计算机系统的特点，对我们的基础工作进行了强化管理，制订了完善的规章制度和岗位责任制，对每个岗位的职责所操作的内容、权限都加以明确。我们还制订了各种代码的编制方法，如“纸张代码编制方法”、“往来单位代码编制方法”等，尽量做到代码统一。我们认为，制订一套科学的编码方法，对计算机在企业中的应用能起到促进作用。
　　二、硬件、软件一齐抓
　　在网络规划和建设的过程中，我们是将管理系统作为一个整体来考虑的，避免出现重硬件、轻软件的情况。因为再先进的硬件，若没有合适的软件支持，也无法发挥它的作用。企业进行网络建设是要看使用效果的，看能否满足各方面的使用要求，而不是看方案的先进性和硬件的先进程度，因此，我们在规划网络的时候，就比较了多个软件，通过多方对比，最终选定了安易2000ERP系列软件。在选定了软件以后，再进行硬件的采购。
　　三、历史数据的转换
　　由于我公司在93年就开始部分应用了计算机管理，当时基本上都是采用DOS下的Foxbas系列数据。在新的系统运行以后，老的软件肯定要被淘汰，但是老的系统中存储的几年来的大量数据，若要被放弃就太可惜了。因此我们决定必需将老软件中的数据转换过来，但是老的软件与新的软件所使用的数据库不一样，数据结构差别很大，转换工作有很大难度。因此我们在选定了软件以后，就和软件开发商联系数据的转换问题，并且得到了开发商的大力支持，双方积极合作，克服重重困难，最终将数据完整地转换到新的系统中来。这样不仅使新老软件能顺利地过渡，也使我们的领导查询系统中有现成的历史数据，领导在进行决策时就有了更可靠的参考依据。
　　四、注意各系统间数据的共享，并且抓重点环节
　　我们在新系统的建设过程中，综合考虑了各个方面的应用，分析了各个环节，同时满足各层次的要求，强调了业务与财务的集成化管理。我公司是一个物流企业，涉及到合同、进货、销售、仓储、成本核算、往来管理、报税处理等各个环节。这些环节中的数据大部分是可以共享的，比如销售、客户提货、成本核算、报税处理采用的都是同一数据源，不需重复录入，既保证了数据的准确性、唯一性，又节省的人力。这样，我们既生成了不同部门使用的仓库台帐、业务台帐、三级明细帐，又不需重复录入数据。除了其他软件中常见的销售、仓储、成本核算能共享数据外，我们还对业务系统和帐务系统的连接、发票开具和报税处理作了进一步要求。业务系统和帐务系统的连接，就是能在业务系统中制作出凭证并传递到帐务系统中去，我们选定的软件本身就具备这个功能。根据税务局的要求，在销售业务发生时必须开具销售发票，而我公司的业务特点是金额小品种多，发票的开具量特别大，因此我们要求业务人员在电脑中制作销售单据的同时必需能打印出发票，在月末要报税时又需能根据这些发票数据生成税务局所要求的报表。这样作了以后，可以节省大量的人力，大大提高工作效率。
　　在数据流动的各个环节中，我们经过分析，确定了三个环节作为重点：一是发票开具，二是成本核算，三是特殊报表的生成。
　　（1）发票开具：在我公司，开具销售发票是各环节中工作量比较大的环节，也是整个系统录入的最原始数据，无法用其他方式替代，因此我们将发票开具作为重点的数据录入环节。为了配合“金税”工程，国家税务总局在企业中推广防伪税控系统，我们开具的发票必须是经过防伪税控系统打印出来的防伪发票，这就存在着业务系统向防伪税控系统中传输数据的问题，这个问题解决不好，将直接影响公司正常业务的开展，也直接影响我们对客户的服务。我们组织人力和软件开发商一起攻关，开发出与防伪税控系统的接口，最终解决了这个难题。现在我公司的营业大厅中可以六台电脑同时打印增值税发票，减少了客户的等待时间，为客户提供最满意的服务。
　　（2）成本核算：成本核算是企业经营活动中的重要环节，我们要求软件能对我们经营的上万种商品分别进行核算，使经营人员随时能在自已的权限范围内看到每种商品的销售、盈利、库存信息，以便于经营活动的开展。而对于费用，实行计算机管理以后，我们就可以很方便地进行控制。我们在年初就制订费用计划，层层分解和把关，实行节约有奖、超额重罚的政策，这样既可以有效地减少费用，又可以使经营人员在年初就费用发生情况有了大致掌握。
　　（3）特殊报表：购买的通用软件中不可能对每种报表都进行预先定义，各企业都有自已需要的特殊报表，因此要求软件必须有灵活的报表定义方式和二次开发接口。比如我公司使用的“纸张销售情况表”，对纸张信息进行统计时要区分出纸张的类别、规格、单位重量、产地、颜色、令吨折算等不同特点，我们就要求软件商针对我们的情况作了开发，以满足业务部门的需求。而我们向税务局报送的报表，需要根据税务局的要求进行填报，而税务局所要求的格式还没有完全固定下来，我们就自已进行开发，直接从系统中取数，生成税务局要求的“三表两帐”（三表：纳税申报表、发票领用存表、财务报表；两帐：进项发票明细帐、销项发票明细帐）。这样，我们在打印发票以后，到成本的核算、报表的生成就不需再重复录入数据，一次录入，多次利用。
　　在生成报表时，除了通用报表，我们还注意向决策部门提供专用的报表，将对经营决策起重要影响的数据提供出来，如重点商品的销售对比情况、重点商品的进销价格趋势、重点客户的购货情况等等，这些数据对经营决策来说是非常重要的，也是企业决策者必需的。这些数据的质量才能真正衡量出我们的管理系统所起的作用。
　　五、加强安全管理
　　由于我公司的财务数据、业务数据等全部进入计算机，这些数据都是企业重要的商业机密，因此，如何保证这些数据的安全成了我们的头等大事。企业对计算机的依赖程度越大，数据的安全性就越重要。数据的安全分为两个方面：一是数据的泄密，二是数据的丢失。除了在规章制度上的要求外，我们还在技术上采取一些安全措施，如数据的多级管理、可靠的备份等，来保证数据的安全。
　　六、加强职工培训
　　企业管理软件涉及到企业的各个方面，牵涉到经营活动的各个环节，需要得到每个职工的支持，特别是职工在观念上要适应这种现代化管理工具和管理思路。因此我们在培训时不仅培训职工的操作技能，而且对职工的职业道德和现代管理观念进行了培训，使大家都支持计算机网络的建设和运行。
　　我公司的内部网络从99年初建成，经过三个月的试运行，到99年7月正式投入使用，取得了比较好的效果。
　　首先，从功能上已基本覆盖了我公司业务的全过程。在软件选择时，我们没有贪大求全地选择ERP软件，而是从我公司实际情况出发，选择了更加适用的购销链管理软件（SCM），既节约了资金，又能很快见效，避免形成半拉子工程。这套软件从合同管理、销售管理、防伪发票开具、仓库管理、成本核算，到领导查询、往来处理、财务管理、报表管理、报税处理等方面，覆盖了供销链的各个环节，能及时准确地向业务人员和管理人员提供各种数据，实现了业务、财务的集成化管理。从用户来购货（或签订合同）时开始，只需录入一次数据，这个用户的状况就纳入了计算机的全程管理，用户是否交款、是否提货，在计算机中都会清楚地反映出来。最终会计人员可根据交款情况自动生成会计凭证，传递到帐务系统中。
　　其次，提高了作业效率。由于我们的系统和防伪税控系统有接口，有户购货时，只需填写销售单，就可打印出发票，大大提高了工作效率。就拿器材分公司来说，在手工开发票时，需要2-3人同时工作，现在一个人即可。再说我们的仓库，原来都是仓库保管员等待客户拿提货单来提货，现在只要业务人员录入单据后，哪个客户需要提什么货就会提前反映在仓库的电脑上，保管员就可提前备货，减少了客户等待时间。这里还有一个小插曲：我公司的营业厅和仓库相距较远，原来都是客户自已持提货单到仓库提货，有些不法之徒利用这个空隙，涂改提货单上的数字，曾给我公司造成不小的损失，我们上了计算机网络以后，又有犯罪分子持涂改过的单据来提货，保管员和电脑中的数据一核对，立刻就发现了问题，保管员不动声色地报了案……由于可以随时掌握库存情况，经营部门就可以及时地对库存进行处理，开展有针对性的工作。这样也使我们减少了库存，减少了资金占用。1999年未公司库存商品为8165万元，到2000年底猛减到1,258万元，下降84.60%。
　　第三，促进了企业管理。我们在软件的实施过程中，不是简单地用计算机代替原有的手工作业，而是把信息系统的建立当作促进企业管理的一次契机，而是对企业原有的业务流程进行充分的分析，并进行适当的调整，使业务流程更加合理、更加高效，通过信息流来掌握和调控资金流、物流。有了这个高效的系统，对我们降低经营成本起到了很大作用。由于经营环境的影响，我公司在2000年的销售收入虽然比1999年下降了2千万元，但毛利却增加了77万元。
　　总之，通过企业信息化工程的实施，给企业带来了新的活力，提高了企业的核心竞争力，为迎接加入WTO所带来的挑战奠定了坚实的基础。http://www.qqread.com/erp/31/u505143004.html