以下是对各个功能的具体描述。
1)、签收登记与录入
在此涉及的文档包括所有进口文件，分红头文件有文件号)和白头文件无文件号)两大类，文件的来源有：OA系统发来的文件、正常邮件、交换来的文件、传真、事务性通知等、远端传送来的文件、处室送公司领导的请示等。每个处室均具有录入功能，仅处理本处接收的文件。按类型红头文件，白头文件)系统自动编制流水号。
对正式公文分为上级来文和下级来文两种平级来文按上级来文归类)。来文分急、特急、普通几类。签收后由综合文秘人员根据来文的各种属性文件标题、文件字号、主题词、收文日期、来文单位、分类代码、密级、收文流水号等)填写来文登记表、存入收文登记簿为查询统计和存档依据。同时将来文以各种方式扫描、录入等)存入来文文档库，产生来文处理流程台帐。来文处理流程台帐包括以下内容：签收登记栏、签收登记者、签收日期、录入登记栏、录入者、录入日期、拟办登记栏、拟办者、拟办日期、拟办意见、办文期限、设否催办、催办时间、预先提醒期、设否批办、批示领导、批示日期、批示意见、是否传阅、传阅领导、传阅处室、是否传阅完毕、是否办文、办文处室、有否协办、协办处室、办理意见、办理结果、催办次数。
登记、录入模块具有以下功能：
●自动搜索未完成的文档及创建新文档，以醒目的方式显示提醒。
●对于从OA系统发来的文件、系统可自动提取并录入来文的各种属性文件标题、文件字号、主题词、收文日期、来文单位、分类代码、密级、收文流水号等)。
●对文稿的编辑和浏览，提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、提供WORD或WORD PRO编辑工具供选用、在编辑过程中能应用WORD PRO 参考相关文档并剪辑。
●提交拟办，并自动填写来文处理流程台帐。
2)、拟办
综合文秘专人查看原文、根据阅文或办文需要填写公文处理单、公文传阅单等相关栏位，提交办公室主任审阅。
拟办模块具有以下功能：
●自动搜索待拟办的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览
●拟办文件，填写公文处理单或公文传阅单。
●提交批示或承办传阅，并自动填写来文处理流程台帐。
3)、审阅
文件拟办后，由办公室主任对拟办意见进行审阅，办公室主任有权修改拟办意见和拟办结果。审阅完成后，通过综合文秘提交公司领导阅批、承办人承办或下发传阅。
4)、批示
根据拟办结果，公司领导批示原文，填批办意见栏后返还综合文秘处理。综合文秘收到领导批示后，查看批示，根据批示结果对来文进行处理分发。
批示模块具有以下功能：
●自动搜索待批示的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览
●批办文件，填写公文处理单或公文传阅单。
●提交拟办或分发，并自动填写来文处理流程台帐。
5)、传阅
根据公文传阅单，系统自动分发到接受人，或按一定顺序传阅。
部室领导有权决定是否传阅他人。
分级传阅的功能与省公司办公管理条例相关，由综合文秘传来的公文，仅传到下级处室，由部室领导或室主任决定是否传阅本处室其他人员。
传阅模块具有以下功能：
●自动搜索待传阅的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览
●填写公文传阅单。
●提交存档，并自动填写来文处理流程台帐。
6)、承办
●承办处室业务综合代表接到来文后，将办文转送处室领导。
●处室领导根据来文的具体情况，提出具体拟办意见及办理人选，并将办理文件下送承办部室主管。
●承办部室主管接到办文后，根据具体办理意见亲自办理或转交下级承办人办理。
●承办人具体办理，承办人接到来文后，根据领导批示，进行办理，办理完毕，填写办理情况。
承办模块具有以下功能：
●自动搜索待承办的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览。
●对拟办意见和领导批示的查阅。
●承办文件，填写公文处理单。
●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。
7)、催办
参见拟办。
8)、存档
对原文和处理过程进行存档。处理过程存档为处理痕迹意见、结果，等等)的存档。处理过程结束，将系统处理过程信息与原文共同保存于档案库中。来文数据库文件转移到档案库中，对分发处理公文亦相同。
存档模块具有以下功能：
●自动搜索待归档的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览。
●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。
9)、查询和统计
收文系统不仅仅处理文件的接收流程，还具有收文的查询和统计功能，利用此功能，可以查询、统计到某一时期的收文数量，办文效果，办文率等指标。形成报表输出或图表显示。
10)、流程状态的显示
对文件的状态可以查询。可以查看文件所有经过的流程的详细记录。浏览URL http://www.qqread.com/erp/4/q359186.html 
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