很多公司采用Exchange邮件服务器，为员工配置电子信箱。有些员工的日常邮件往来特别多，如果来不及处理，很快邮箱就满了，不能再接收新邮件，同样的问题也困惑着公司其他部门的员工。
其实，只要清楚了邮件的存储和投递位置，就很容易解决这个问题。公司为员工分配的电子信箱位于Exchange服务器上，每个人的邮箱容量有限。邮件投递时，会投递到服务器的邮箱中。此外，在Outlook中建立的日历、任务等项目也会存储在服务器中。如果能自动将Exchange服务器上的邮箱里的邮件投递到自己建立的邮箱，就不会受到容量的限制了——可以在本机建立邮箱，接收所有的邮件。
步骤1：在Outlook中，从菜单选择“工具” “电子邮件帐户”命令，显示对话框，如图1所示。
步骤2：单击“下一步”，显示对话框，如图2所示。
步骤3：单击“新建Outlook数据文件”按钮，显示对话框，如图3所示，将会创建一个存储在本机的个人文件夹文件（.pst），其中包含邮箱、日历等对象。在Outlook 2003中所用的个人文件夹文件与以往的版本不同，功能更强大，但不能在旧版本中使用。
步骤4：单击“确定”，提示为文件起名并指定保存位置，如图4所示，建议采用默认的保存位置，文件名可采用自己好记的名称，以便将来能通过数据文件名了解其中存储的内容。本例采用“2004年1季度”作为文件名，用于存储2004年1季度的所有往来邮件。
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