图D：尽量完整填写会议请求表以最大效用地利用日程管理助手
现在我们要访问日程管理助手，选择日程管理助手的标签，可以看到如图E所示的屏幕显示。
图E：这就是日程管理助手的界面
初看这个屏幕尽管相当简单，但仍有一些确实需要注意的地方。首先，要注意到会议开始及结束的建议时间与你在安排(Appointment)标签上输入的内容是匹配的。(记住会议时间并不是绝对一成不变的)
日程管理助手所有工作的重点是找到一个大家都空闲的时间。你在安排(Appointment)标签上输入的会议开始及持续时间只是你单方面想进行会议的理想时间。
在会议开始及结束的建议时间下面是你先前指定的一个参加者列表。需要注意的是每个参加者左边都有一个代表其状态的图标。
这些图标可以让你一目了然地看到哪些是会议的必要参加者，哪些是候选的。位于最上端的参加者有一个独一无二的图标，因为这个特殊的参加者是安排会议日程的组织者。位于列表最下端的参加者也有一个独特的绿色图标，说明该参加者是代表一个资源而不是一起工作的同事。
屏幕的下半部分显示了建议的会议室的日程安排表。虽然这里只显示了一个会议室，但你可以轻松地在Outlook或OWA中显示多个会议室，这样你就可以看到你的会议可以使用哪个会议室。
屏幕主要部分显示的是建议参加者及资源忙闲信息的日程表网格。建议的会议时间在绿色和红色的垂直线之间。
你会注意到在日程表网格的最上面一行中，列出的一天时间里跳过了下午4点到早上8点这一段。因为我将OWA设置为只显示工作时间范围内的(注意此复选框就在网格上方)。选择Show Only Working Hours(只显示工作时间)复选框，可以防止意外地将会议安排到工作时间之外。
通常，忙闲信息是用彩色编码的。例如，在屏幕左下方的角落里，有各种各样的颜色和模式来显示忙、不确定、离开等信息。每个参加者的忙闲信息都会用这些颜色显示在网格中。在这个例子里，网格是空白的，这是因为我所选的参加者是实验室服务器上的测试账号，因此它们的日程表上并没有任何安排(appointment)。
还有表示良、尚可和欠佳等信息的颜色(在屏幕右下方的角落里)。如果参加者的日程表里填充了忙闲信息，这些颜色代码上方的空白区域则会列出一些建议的会议时间。
建议的会议时间将会使用不同颜色来区分该时间是良、尚可还是欠佳，这是基于每个人的日程安排的。当你选择了一个建议的会议时间时，绿色和红色的垂直线就会移动到这个建议时间的周围。这样，这个建议时间满足哪些人要求，不满足哪些人要求你就能一目了然了。
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