系统“管”为先——电脑资源管理解密

来源：作者：出处：巧巧读书 2005-12-14 进入讨论组

　　刚装完的操作系统就包含了各式各样的文件，再加上平时长期使用，我们接触到了更多不同类型的文件，如果将它们杂乱的放在一起势必降低操作效率，其实我们完全能将它们管理的井井有条……

　　一、轻松管理文档

　　阿呆：无名兄弟，在电脑中查找一篇文档居然如此麻烦？为了查找曾经写过的一篇文稿，昨天颇费了一番周折，请问今后如何才能杜绝这种情况发生呢？

　　无名：平常在管理电脑文件过程中，合理的放置文档是大家经常遇到的一个问题。只要将各种文档保存在一个文件夹中或者分类存放，就会便于以后的文档查找。为了把目前散放在电脑各处的文件能做到统一管理，我们只有动用第三方的管理工具了。

　　1.创建文档库

　　这款管理工具名为“文档专家”，将其下载安装后运行，便会发现它藏身在系统托盘区中。双击托盘区中的图标即可打开主界面。为了使散放于电脑各处的文件能做到统一管理，我们可依次打开程序主菜单上的“文件”→“新建文档库”命令，在出现的“创建文档库”对话框中，将“文档库类型”选择为“本地文档库”，而后在“本地文档库文件”区域中选择文档库的保存路径，单击“创建文档库”按钮，这样就创建了一个新的文档库

　　2.添加文档

　　既然文档库这个新“家”已经落成了，总不能空洞无物吧。此时就可为其添加一些“家庭成员”，它们自然就是我们所要管理的那些文档。

　　依次打开程序主菜单“文件”→“导入文件”或“文件”→“导入文件夹”命令，在弹出的对话框中分别选择电脑中所有需要管理的文档或存有文档的文件夹，单击“完成”按钮，即可将这些文档导入到文档库中。

　　无名提示:利用导入功能可导入htm、html、mht、word、wps、txt、rtf等格式的文档。若要导入其它格式的文件，只要依次打开“文件”→“导入其它格式文件”命令，在弹出的对话框中选择相应的文件类型即可。

　　3.搜索文档

　　阿呆：我已经按照你的要求将所有的文档都请到文档库了，可是如何才能快速查找到自己所需要的文件呢？

　　无名：在“文档专家”中，只要是在文档库中的文件，我们都可以非常快捷方便地进行查找。

　　在打开程序主界面中，双击左侧列表中的“所有文档”选项，即可展开文档库中的所有文件。选择某个文档，就可以在界面右下侧的窗口中看到该文档的内容。当我们打算查找该文档内容时，只要依次打开“搜索”→“查找”命令，在出现的对话框中输入查找关键词即可。

　　当然这样的功能并不算太稀奇，在许多情况下，我们需要根据某个关键词去查找文档库中的某篇文档。

　　步骤1：选中左侧列表框中的“所有文档”选项，然后依次打开主菜单“搜索”→“高级搜索”命令，在出现的“高级搜索”对话框中，在“查找内容”一栏中输入搜索关键字，在“高级选项”区域内勾选相应的搜索选项，比如选择“搜索文档标题”、“搜索文档内容”等选项，单击“查找”按钮（如图2）。

　　步骤2：稍待片刻后，即可快速查找到相应的文件，单击左侧列表框下方的“搜索结果”选项卡，就可以在左侧列表中列出具体的文档标题，选择相应的标题后，则可在右侧窗口中看到具体的文档内容（如图3）。然后我们就能在该窗口中对文档进行编辑修改等相关操作了。

　　无名提示:为了防止因操作不慎而导致文档内容被修改，可在显示有文档内容的右侧窗口下方双击“读写”标识，此时便会发现它已经变成了“只读”标识，这样就能防范文档被意外修改。

　　4.加密文档库

　　为了自身的文档库安全，方便文档库拥有者进行管理，我们有必要对文档库进行安全设定。依次打开主界面菜单“设置”→“选项”命令，在弹出的“设置”对话框中单击“安全”选项卡，在出现的页面中单击“修改文档库设置”按钮，接着勾选“打开文档库前要求输入口令”选项，而后单击“修改文档库”，便可对文档库进行密码设置了（如图4）。经此设定后，只要运行“文档专家”程序，便会弹出要求输入密码的对话框，从而确保了文件的安全。

　　无名提示:为了防止文档库的文档丢失，我们还可对文档库进行备份，只要依次打开“文档库”→“备份”命令，按照备份向导进行即可。